De regels voor een kantoor aan huis

Als je gaat werken als zzp-er, hoef je lang niet altijd een bedrijfspand te huren. Een kantoor aan huis kan kan een prima alternatief zijn. Vooral tijdens de wintermaanden is het heel aangenaam. Met een kantoor aan huis hoef je immers niet door weer en wind naar buiten. Je hoeft niet voor dag en dauw in de vrieskou je autoruiten te krabben voor je mag aansluiten in de eindeloos lange file, of compleet verregend in de overvolle trein of bus stappen, voor je verkleumd aankomt op kantoor.

Ideaal, zou je zeggen. Er zijn echter nogal wat regels verbonden aan een kantoor aan huis. Voor eenmanszaken gelden weer heel andere regels dan voor een bv. Daarnaast is het van belang of je getrouwd bent onder huwelijkse voorwaarden of niet. Een kantoor aan huis is lang niet altijd fiscaal aantrekkelijk.

Rekening houden met de gemeente

Als je een bedrijf aan huis start dien je rekening te houden met de voorwaarden van je gemeente. Lees ook je hypotheek- of huurovereenkomst goed door. Daarin staat of je een bedrijf vanuit huis mag starten. Als je een vrij beroep uitoefent mag je in de meeste gevallen starten met een bedrijf aan huis. Voorbeelden van vrije beroepen zijn: een architect, advocaat, huisarts, kunstenaar of accountant.

De voorwaarden verschillen per gemeente, maar over het algemeen geldt dat je huis een woonkarakter moet behouden. Je mag dus niet je hele huis verbouwen tot kantoor. Maximaal ⅓ van je woning mag je gebruiken voor je bedrijf. Daarnaast mag je geen overlast veroorzaken voor je burn en geen reclame maken op je huis. Je bedrijf moet een kantoorfunctie hebben en als je werknemers in dienst hebt mogen deze niet werken vanuit je woning.

Daarnaast moeten je plannen passen binnen het bestemmingsplan. Is dat het geval, dan is het bij de meeste gemeenten zo dat je je bedrijf aan huis moet melden. Passen je plannen niet binnen het bestemmingsplan, dan kun je een ontheffing of aanpassing aanvragen. In sommige gevallen moet je bij je gemeente een onttrekkingsvergunning aanvragen. Daarmee geeft de gemeente toestemming de woning uit de woningvoorraad te halen. Dan mag je je gehele woning als bedrijfsruimte gebruiken.

Kantoor in een koopwoning

Je mag de kosten voor een kantoor aan huis niet zomaar aftrekken voor de inkomstenbelasting. Je moet hiervoor voldoen aan het zelfstandigheids- en inkomenscriterium. Hiermee wordt bedoeld dat de werkruimte een zelfstandig onderdeel van de woning moet zijn. Een zolderkamer of slaapkamer mag dus niet; een losse garage met eigen ingang en toilet mag wel.

Daarnaast moet je de werkruimte voor het grootste deel voor je bedrijf gebruiken. Minimaal 70 procent van je inkomsten moet je daar verdienen, als je niet ook nog over een andere werkplek beschikt. Het aantal vierkante meters dat je uitsluitend voor je bedrijf gebruikt telt ook mee.

Voldoet de werkruimte niet aan deze twee criteria, dan kun je de kosten van de werkplek en de inrichting niet aftrekken van je inkomsten. Dan valt de ruimte net als de rest van je huis in de eigenwoningregeling. Je mag dan wel de hypotheekrente voor het hele huis aftrekken in box 1.

Als de werkruimte wel voldoet aan de bovengenoemde twee criteria en gebruik je deze voor meer dan 90 procent zakelijk, dan is deze verplicht als ondernemingsvermogen. Gebruik je de ruimte voor minder dan 90 procent maar meer dan 10 procent zakelijk, dan mag je kiezen hoe je de ruimte aanmerkt: als privévermogen of als ondernemingsvermogen.

Voor huurwoningen gelden minder strenge regels. Je werkruimte hoeft dan geen eigen voordeur en sanitair te hebben. Je mag de woonlasten als aftrekpost opvoeren als je de werkruimte voor minimaal 90 procent zakelijk gebruikt en de werkruimte voor meer dan 10 procent van het vloeroppervlak uitmaakt.

Je kunt ervoor kiezen om alle huisvestingskosten die betrekking hebben tot het kantoor (denk bijvoorbeeld aan de huur, energiekosten en de verzekering) aftrekken van de winst. Daar tegenover staat wel een fiscale bijtelling voor privégebruik van de woning. Ontvang je huurtoeslag, dan moet je deze naar rato optellen bij je winst. Je kunt in je huurwoning een privédeel en een zakelijk deel maken. Dan kun je elk jaar de kosten voor de werkruimte aftrekken. Hierbij geldt ook dat je van huurtoeslag een evenredig deel bij je winst moet optellen. Kies bij de start van je bedrijf voor een van deze opties. Let op: je keuze ligt daarna vast en je kunt niet zomaar wisselen.

Inboedel en apparatuur

Ziet de fiscus je werkruimte als privé-eigendom, dan kun je je bureau, bureaustoel en kasten niet aftrekken. Apparaten die je voor je werk gebruikt, bijvoorbeeld je computer en je printer kun je wel aftrekken. Je kantoorbenodigdheden kun je opvoeren als bedrijfskosten. Als je alleen zakelijke telefoon- en internetkosten maakt mag je deze ook aftrekken. Gebruik je je telefoon en internet ook privé, dan mag dat niet.

Je kunt ook een deel van je energiekosten aftrekken, als je voor je werk gebruikmaakt van apparaten die veel stroom kosten. Een inschrijving bij de Kamer van Koophandel geeft je het recht op zakelijke energie- en telefoniecontracten. Het loont de moeite om een voordelige aanbieder te zoeken. Dit kan je veel geld besparen!